Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày, nhưng vì sao có người luôn hoàn thành mọi việc xuất sắc, còn người khác lại “chạy mãi không kịp thời gian”? Bí quyết nằm ở kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả chìa khóa giúp bạn làm việc thông minh, cân bằng cuộc sống và tận hưởng mỗi khoảnh khắc trọn vẹn hơn.
Hãy cùng Langmaster Careers khám phá 9+ kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn làm chủ 24 giờ mỗi ngày ngay dưới đây nhé!
1. Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian (Time Management) là khả năng lên kế hoạch, tổ chức và kiểm soát cách bạn sử dụng từng phút trong ngày để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất.
Nói đơn giản, đây là nghệ thuật làm chủ quỹ thời gian 24 giờ, biết rõ điều gì cần làm, khi nào nên làm và làm như thế nào để đạt kết quả tốt nhất.
Trong thời đại số, khi mỗi ngày đều tràn ngập công việc, thông tin và thông báo từ mạng xã hội, việc quản lý thời gian chính là năng lực sống còn.
Người biết quản lý thời gian không làm việc nhiều hơn, mà làm việc thông minh hơn: họ biết sắp xếp ưu tiên, tập trung vào việc mang lại giá trị cao nhất, và sử dụng công cụ hỗ trợ (như Google Calendar, Notion, Pomodoro Timer, AI Task Manager...) để tối ưu hiệu suất.
Quan trọng hơn, quản lý thời gian là kỹ năng tự quản trị bản thân giúp bạn duy trì kỷ luật, giảm căng thẳng và cân bằng giữa công việc, học tập và cuộc sống cá nhân. Khi bạn kiểm soát được thời gian, bạn đang kiểm soát chính tương lai của mình.
2. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian
Thực tế, việc quản lý thời gian là vô cùng quan trọng đối với một cá nhân hoặc tập thể, giúp đem đến nhiều thành công, sự cân bằng trong cuộc sống. Dưới đây là chi tiết về tầm quan trọng của việc quản lý thời gian để bạn tham khảo nhé.
2.1 Giúp nâng cao hiệu quả công việc
Nhiều nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng, những người biết sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên có năng suất cao hơn 25 – 30% so với người làm việc thiếu kế hoạch. Việc quản lý thời gian khoa học giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao, hạn chế sự xao nhãng và giảm đáng kể thời gian lãng phí cho những hoạt động không cần thiết.
Khi biết phân bổ thời gian hợp lý, bạn không chỉ hoàn thành công việc đúng hạn mà còn có thêm khoảng trống để nghỉ ngơi, sáng tạo và cải thiện chất lượng công việc. Quản lý thời gian hiệu quả chính là nền tảng của làm việc thông minh.
Xem thêm:
KPI LÀ GÌ? A - Z NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ KPI CHO NGƯỜI MỚI ĐI LÀM
2.2 Giảm áp lực công việc
Việc quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn giảm áp lực trong công việc bằng cách tạo ra kế hoạch cụ thể để hoàn thành các nhiệm vụ trong thời gian nhất định. Bởi vì khi biết phân loại công việc, bạn có thể dễ dàng xác định nhiệm vụ cần hoàn thành trước và tập trung nỗ lực để hoàn thành chúng, giúp giảm áp lực và giải tỏa căng thẳng.
Việc quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn sẽ có khả năng tự quản lý công việc tốt hơn, tránh tình trạng bị quá tải và dồn nén công việc. Điều này giúp bạn có một tâm trạng tốt hơn khi làm việc, cảm thấy tự tin và thỏa mãn với công việc của mình.
2.3 Cân bằng cuộc sống một cách hiệu quả
Quản lý thời gian hiệu quả mang lại sự cân bằng giữa công việc, gia đình và bản thân. Khi có kế hoạch rõ ràng, bạn có thể chủ động dành thời gian cho các hoạt động cá nhân như tập thể dục, đọc sách hoặc gặp gỡ bạn bè mà không bị cảm giác “thiếu thời gian”.
Một lối sống cân bằng giúp bạn duy trì năng lượng tích cực, cải thiện sức khỏe tinh thần và tăng khả năng sáng tạo. Đó là lý do vì sao các nhà quản lý hiện đại xem kỹ năng quản lý thời gian là một phần quan trọng trong phát triển năng lực lãnh đạo.
2.4 Nhanh chóng đạt được mục tiêu trong công việc, cuộc sống
Thực tế, việc phân chia công việc và quản lý thời gian hiệu quả giúp cho chúng ta tập trung vào mục tiêu cụ thể và đạt được nó một cách nhanh chóng. Bởi nếu có một kế hoạch thực hiện rõ ràng về việc thực hiện, mục tiêu hướng đến. Điều này sẽ giúp bạn có động lực, tăng khả năng tự chủ và có thể nhanh chóng đạt được mục tiêu trong công việc, cuộc sống hơn.
2.5 Tăng thêm nhiều cơ hội mới
Việc không biết cách sử dụng thời gian hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc và khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội trong công việc. Vì thế, việc học cách quản lý thời gian sẽ giúp bạn tận dụng tốt các cơ hội và dễ dàng tiến bộ trong sự nghiệp.
3. TOP 9 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong công việc, cuộc sống
Không phải ai cũng biết cách quản lý thời gian một cách khoa học. Giữa nhịp sống nhanh, sự phân tán thông tin và áp lực công việc ngày càng cao, việc rèn luyện các kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn duy trì năng suất, đạt hiệu quả và giữ được cân bằng. Dưới đây là chín kỹ năng quan trọng giúp bạn làm chủ quỹ thời gian của mình.
3.1 Xác định mục tiêu
Đặt mục tiêu là nền tảng của quản lý thời gian. Khi bạn biết chính xác mình muốn đạt được điều gì, bạn sẽ dễ dàng xác định những việc cần làm, ưu tiên nguồn lực và tránh lãng phí vào những hoạt động không mang lại giá trị.
Hãy xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART (Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Time-bound). Việc chia nhỏ mục tiêu dài hạn thành các mốc ngắn hạn giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và duy trì động lực trong suốt hành trình.
3.2 Lập danh sách công việc cụ thể
Sau khi có mục tiêu, bước tiếp theo là lập danh sách những việc cần làm. Việc ghi chép giúp bạn hình dung tổng thể công việc và tránh bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng.
Bạn có thể sử dụng các công cụ như Google Keep, Notion, Trello hoặc ứng dụng quản lý công việc trên điện thoại. Ưu tiên sắp xếp các đầu việc theo thời hạn và mức độ quan trọng để đảm bảo tiến độ công việc luôn nằm trong tầm kiểm soát.
Tại Langmaster, bạn được rèn luyện kỹ năng ưu tiên và ra quyết định
Langmaster không chỉ là trung tâm đào tạo tiếng Anh, mà còn là nơi rèn luyện kỹ năng sống và kỹ năng làm việc chuyên nghiệp. Mọi nhân sự đều được học cách xác định ưu tiên, quản lý thời gian, và tổ chức công việc hiệu quả thông qua hệ thống đào tạo nội bộ chuyên sâu.
NỔI BẬT TẠI LANGMASTER CAREERS:
-
700+ giảng viên IELTS 7.0+ và chuyên gia đào tạo kỹ năng mềm.
-
15+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giáo dục và phát triển con người.
-
8.000.000+ lượt yêu thích và tin tưởng trên các nền tảng mạng xã hội.
👉 TÌM HIỂU NGAY CƠ HỘI PHÁT TRIỂN CÙNG LANGMASTER
3.3 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Không phải nhiệm vụ nào cũng có giá trị như nhau. Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn tập trung năng lượng cho những việc mang lại kết quả lớn nhất.
Một phương pháp phổ biến là Ma trận Eisenhower, chia công việc thành bốn nhóm: quan trọng – khẩn cấp, quan trọng – không khẩn cấp, không quan trọng – khẩn cấp và không quan trọng – không khẩn cấp. Khi hiểu rõ điều gì thực sự đáng đầu tư thời gian, bạn sẽ tránh được tình trạng “bận rộn giả tạo”.
3.4 Kiểm soát những yếu tố gây xao nhãng
Trong kỷ nguyên số, sự xao nhãng là một trong những nguyên nhân lớn nhất khiến hiệu suất giảm. Email, mạng xã hội, điện thoại hay môi trường làm việc ồn ào đều có thể khiến bạn mất tập trung.
Hãy tạo không gian làm việc yên tĩnh, tắt các thông báo không cần thiết và thiết lập “thời gian tập trung” cố định trong ngày. Một số công cụ hỗ trợ như chế độ Focus Mode (iOS), ứng dụng Forest hoặc tính năng chặn mạng xã hội tạm thời giúp bạn duy trì sự tập trung lâu dài.
3.5 Tránh ôm đồm quá nhiều việc
Cố gắng làm mọi thứ cùng lúc là nguyên nhân khiến hiệu suất giảm mạnh và tăng nguy cơ căng thẳng. Thay vì đa nhiệm, hãy tập trung vào từng nhiệm vụ cụ thể cho đến khi hoàn thành.
Khi lập kế hoạch, chỉ nên đặt ra ba đến năm việc quan trọng nhất mỗi ngày. Việc hoàn thành trọn vẹn một nhiệm vụ sẽ mang lại cảm giác thành tựu và duy trì động lực cao hơn so với việc dàn trải nhiều đầu việc cùng lúc.
3.6 Hạn chế trì hoãn
Trì hoãn là “kẻ đánh cắp thời gian” phổ biến nhất. Thói quen để việc đến phút cuối không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng công việc mà còn tạo áp lực tâm lý.
Để khắc phục, hãy bắt đầu với nguyên tắc “Two-Minute Rule”: nếu một việc có thể hoàn thành trong dưới hai phút, hãy làm ngay. Với những nhiệm vụ lớn, hãy chia nhỏ và đặt hạn chót rõ ràng cho từng phần để duy trì tiến độ ổn định.
3.7 Dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý
Nghỉ ngơi là một phần không thể tách rời của quản lý thời gian. Một lịch làm việc hiệu quả phải có khoảng nghỉ giúp cơ thể và tâm trí phục hồi.
Phương pháp Pomodoro là lựa chọn phổ biến: làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Chu kỳ ngắn này giúp bạn duy trì sự tỉnh táo, hạn chế mệt mỏi và nâng cao khả năng tập trung trong suốt ngày làm việc.
3.8 Lên kế hoạch hiệu quả
Việc lên kế hoạch sắp xếp công việc cũng vô cùng quan trọng trong kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Bao gồm việc lên kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, định hướng phát triển tương lai và theo dõi điều chỉnh các kế hoạch đó. Điều này giúp bạn tập trung, có động lực phát triển hơn.
3.9 Không ngừng học hỏi
Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành công việc, mà còn ở việc đầu tư thời gian vào học tập và phát triển bản thân. Việc cập nhật kiến thức mới, học thêm kỹ năng mềm hoặc rèn luyện tư duy phản biện giúp bạn làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn trong tương lai.
Bạn có thể đọc sách, tham gia khóa học trực tuyến hoặc workshop kỹ năng. Đây là cách tận dụng thời gian thông minh để tạo giá trị lâu dài.
3.10 Tổng kết lại công việc
Vào mỗi cuối ngày, đừng quên tổng kết lại các công việc mình đã thực hiện, và thời gian hoàn thành công việc đó. Từ đó, đánh giá về khả năng hoàn thành công việc có thực sự hiệu quả không. Điều này sẽ giúp bạn nhìn nhận lại quỹ thời gian của mình. Sau đó có thể điều chỉnh linh hoạt lại sao cho phù hợp nhất với mình.
3.11 Quản lý căng thẳng
Căng thẳng là điều không thể tránh khỏi, nhưng có thể kiểm soát được. Khi bạn biết phân bổ thời gian hợp lý, duy trì giấc ngủ, tập thể dục và có thời gian thư giãn, tinh thần sẽ ổn định hơn.
Rèn luyện khả năng quản lý cảm xúc và duy trì lối sống tối giản giúp bạn tập trung vào điều quan trọng nhất. Một tâm thế bình tĩnh và tích cực sẽ giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn và làm việc với năng lượng tốt nhất.
4. Phương pháp quản lý thời gian nổi tiếng
Bên cạnh việc rèn luyện kỹ năng, việc áp dụng các phương pháp quản lý thời gian cụ thể sẽ giúp bạn làm việc có hệ thống và đạt hiệu quả cao hơn. Dưới đây là những mô hình và phương pháp được nhiều chuyên gia, doanh nhân và tổ chức trên thế giới áp dụng thành công:
4.1 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks)
Phương pháp M.I.T – viết tắt của “Most Important Tasks” – tập trung vào 3 công việc quan trọng nhất trong ngày. Thay vì cố gắng làm tất cả, bạn ưu tiên hoàn thành những nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu dài hạn.
Cách áp dụng:
-
Liệt kê tất cả các công việc cần làm trong ngày.
-
Chọn ra 3 việc quan trọng nhất. Nếu hoàn thành, bạn có thể xem ngày đó là thành công.
-
Bắt đầu ngày làm việc bằng việc thực hiện các nhiệm vụ M.I.T trước khi xử lý những việc khác.
Phương pháp này giúp bạn tránh bị cuốn vào những công việc vụn vặt, duy trì sự tập trung và đạt được kết quả đáng kể mỗi ngày.
4.2 Quy tắc 4D (Do - Dump - Delegate - Defer)
Quy tắc 4D là công cụ ra quyết định nhanh cho việc xử lý khối lượng công việc lớn. Phương pháp này được nhiều nhà quản lý sử dụng để tránh tình trạng “quá tải công việc”.
Cách thực hiện:
-
Do (Làm ngay): Xử lý ngay những việc quan trọng và cấp thiết.
-
Dump (Loại bỏ): Xóa bỏ những việc không mang lại giá trị.
-
Delegate (Giao việc): Giao lại nhiệm vụ phù hợp cho người khác.
-
Defer (Hoãn lại): Trì hoãn có chủ đích những việc quan trọng nhưng chưa cần làm ngay.
Bằng cách áp dụng 4D, bạn tiết kiệm thời gian ra quyết định, đồng thời phân bổ công việc hợp lý hơn cho bản thân và đội nhóm.
4.3 Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
Được đặt theo tên của Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, phương pháp này giúp bạn xác định ưu tiên công việc dựa trên hai tiêu chí: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.
Ma trận gồm 4 nhóm công việc:
-
Quan trọng và khẩn cấp: Cần làm ngay (xử lý sự cố, deadline gấp).
-
Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch làm sớm (học tập, phát triển kỹ năng, xây dựng quan hệ).
-
Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Cân nhắc giao cho người khác (trả lời email, họp hành ngắn).
-
Không quan trọng và không khẩn cấp: Loại bỏ hoặc giảm thiểu (xem mạng xã hội, giải trí vô định).
Phương pháp này giúp bạn tập trung vào điều quan trọng nhất, tránh tình trạng bận rộn nhưng không hiệu quả.
4.4 Quy tắc 80/20 (Pareto)
Định luật Pareto, hay còn gọi là Quy tắc 80/20, cho rằng 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực quan trọng nhất.
Trong quản lý thời gian, điều này có nghĩa là bạn nên xác định và đầu tư nhiều nhất cho 20% công việc tạo ra giá trị cao nhất.
Cách áp dụng:
-
Liệt kê các công việc hoặc hoạt động chính.
-
Đánh giá xem hoạt động nào mang lại kết quả tốt nhất.
-
Tập trung nguồn lực cho những hoạt động đó và cắt giảm phần còn lại.
Áp dụng đúng quy tắc 80/20 sẽ giúp bạn làm ít hơn nhưng đạt được nhiều hơn, tối ưu cả năng suất và chất lượng cuộc sống.
4.5 Phương pháp The 2 - Minute Rule
Được phổ biến bởi David Allen trong cuốn Getting Things Done, quy tắc này khuyến khích bạn hoàn thành ngay những việc nhỏ có thể làm trong vòng 2 phút.
Ví dụ: trả lời một email ngắn, ghi chú nhanh ý tưởng, hoặc dọn bàn làm việc. Việc thực hiện ngay lập tức giúp bạn loại bỏ sự trì hoãn, giảm khối lượng việc tồn đọng và giữ cho lịch trình luôn gọn gàng.
4.6 Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian được đặt tên theo từ "Pomodoro" trong tiếng Ý, có nghĩa là "cà chua". Được phát triển bởi một người đàn ông tên là Francesco Cirillo vào những năm 1980.
Phương pháp Pomodoro giúp người dùng tập trung và tăng năng suất bằng cách:
- Chia thời gian làm việc thành các đoạn nhỏ, tránh bị lãng phí thời gian hoặc mất tập trung trong một khoảng thời gian dài.
- Đặt một mục tiêu rõ ràng cho mỗi pomodoro, giúp tập trung vào công việc cần làm.
- Tạo ra một bản ghi chính xác về thời gian làm việc, giúp bạn đánh giá tiến độ và hiệu quả của công việc.
- Cho phép bạn có khoảng thời gian nghỉ ngơi thư giãn, giúp bạn tái tạo năng lượng và tăng cường tập trung.
4.7 Phương pháp Batching
Phương pháp Batching là một phương pháp quản lý thời gian giúp tập trung vào một loạt công việc tương tự và hoàn thành chúng trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này giúp tăng năng suất và tối ưu hóa thời gian sử dụng.
Cụ thể, phương pháp Batching được thực hiện bằng cách sắp xếp các công việc tương tự vào một khoảng thời gian nhất định, ví dụ như sắp xếp các cuộc gọi điện thoại, trả lời email hoặc làm việc trên một dự án cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.
Thay vì gián đoạn và phân tán các công việc khác nhau, việc tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể trong một khoảng thời gian sẽ giúp giảm thiểu sự gián đoạn và tăng khả năng tập trung vào công việc.
Quả thực, việc quản lý thời gian tốt giúp bạn cân bằng cuộc sống một cách hiệu quả, đồng thời đạt được nhiều thành tựu trong công việc, cuộc sống. Hy vọng với những kỹ năng quản lý thời gian ở trên sẽ giúp bạn không ngừng phát triển bản thân hơn nhé.
Xem thêm:
CÁCH VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC CHUẨN, GÂY ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG
