Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày, tuy nhiên có nhiều người có thể hoàn thành tốt nhiều công việc, cuộc sống gia đình, bạn bè,... Đó là họ có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, biết cách sắp xếp mọi công việc của mình. Tuy nhiên, quản lý thời gian là gì? Tại sao cần quản lý thời gian? Có những kỹ năng quản lý thời gian nào? Hãy cùng Langmaster tìm hiểu ngay dưới đây nhé.
1. Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình tổ chức và sử dụng thời gian một cách có hiệu quả để hoàn thành các nhiệm vụ và đạt được mục tiêu cá nhân hoặc chuyên môn. Nó bao gồm việc ước tính thời gian cần thiết cho các hoạt động, sắp xếp ưu tiên công việc và sử dụng các công cụ và kỹ năng quản lý thời gian để tối ưu hóa sự hiệu quả và năng suất của bạn.
Quản lý thời gian cũng đòi hỏi khả năng tự quản lý và tự giác để đạt được các mục tiêu của mình một cách hiệu quả nhất.
Quản lý thời gian là gì?
2. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian
Thực tế, việc quản lý thời gian là vô cùng quan trọng đối với một cá nhân hoặc tập thể, giúp đem đến nhiều thành công, sự cân bằng trong cuộc sống. Dưới đây là chi tiết về tầm quan trọng của việc quản lý thời gian để bạn tham khảo nhé.
2.1 Giúp nâng cao hiệu quả công việc
Quản lý thời gian và phân loại công việc là kỹ năng quan trọng giúp bạn tổ chức và hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày một cách hiệu quả. Bởi khi biết cách đặt ưu tiên các công việc quan trọng, bạn sẽ làm việc nhanh hơn và giảm thiểu sự lãng phí thời gian.
Đồng thời, việc sắp xếp công việc theo độ ưu tiên và mức độ quan trọng giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ cần hoàn thành trước, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành nhiều công việc hơn trong cùng khoảng thời gian. Ngoài ra, sử dụng thời gian một cách thông minh giúp bạn tận dụng khoảng thời gian trống để nghỉ ngơi hoặc tìm cách thúc đẩy sự sáng tạo đó.
Xem thêm:
KPI LÀ GÌ? A - Z NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ KPI CHO NGƯỜI MỚI ĐI LÀM
Giúp nâng cao hiệu quả công việc
2.2 Giảm áp lực công việc
Việc quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn giảm áp lực trong công việc bằng cách tạo ra kế hoạch cụ thể để hoàn thành các nhiệm vụ trong thời gian nhất định. Bởi vì khi biết phân loại công việc, bạn có thể dễ dàng xác định nhiệm vụ cần hoàn thành trước và tập trung nỗ lực để hoàn thành chúng, giúp giảm áp lực và giải tỏa căng thẳng.
Việc quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn sẽ có khả năng tự quản lý công việc tốt hơn, tránh tình trạng bị quá tải và dồn nén công việc. Điều này giúp bạn có một tâm trạng tốt hơn khi làm việc, cảm thấy tự tin và thỏa mãn với công việc của mình.
2.3 Cân bằng cuộc sống một cách hiệu quả
Ngoài ra, việc quản lý thời gian còn giúp bạn cân bằng cuộc sống bằng cách phân bổ thời gian hợp lý cho các hoạt động và nhiệm vụ khác nhau. Khi bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn có thể sắp xếp lịch làm việc và hoạt động của mình sao cho phù hợp với mục tiêu và ưu tiên của mình.
Bao gồm việc phân bổ thời gian cho các hoạt động như công việc, gia đình, bạn bè, sức khỏe và giải trí. Từ đó cân bằng cuộc sống xung quanh một cách tốt nhất, đem đến cuộc sống thoải mái, vui vẻ và hạnh phúc hơn.
Cân bằng cuộc sống một cách hiệu quả
2.4 Nhanh chóng đạt được mục tiêu trong công việc, cuộc sống
Thực tế, việc phân chia công việc và quản lý thời gian hiệu quả giúp cho chúng ta tập trung vào mục tiêu cụ thể và đạt được nó một cách nhanh chóng. Bởi nếu có một kế hoạch thực hiện rõ ràng về việc thực hiện, mục tiêu hướng đến. Điều này sẽ giúp bạn có động lực, tăng khả năng tự chủ và có thể nhanh chóng đạt được mục tiêu trong công việc, cuộc sống hơn.
2.5 Tăng thêm nhiều cơ hội mới
Việc không biết cách sử dụng thời gian hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc và khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội trong công việc. Vì thế, việc học cách quản lý thời gian sẽ giúp bạn tận dụng tốt các cơ hội và dễ dàng tiến bộ trong sự nghiệp.
3. TOP 9 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong công việc, cuộc sống
Không phải ai cũng biết cách quản lý thời gian trong cuộc sống, công việc một cách hiệu quả. Vì thế, hãy cùng Langmaster khám phá 9 kỹ năng quản lý thời gian ngay dưới đây nhé.
3.1 Xác định mục tiêu
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay là xác định mục tiêu. Nếu bạn biết mục tiêu của mình, bạn sẽ dễ dàng xác định những việc cần làm để đạt được mục tiêu đó.
Khi một hướng đến một mục tiêu cụ thể, bạn có thể dễ dàng xác định từ công việc nhỏ đến công việc lớn, từ đó giúp bạn quản lý thời gian dễ dàng hơn. Kết quả là bạn sẽ tự chủ động trong mỗi hành động và có thể giải quyết hiệu quả nhiều tình huống khác nhau, cải thiện hiệu quả và năng suất làm việc.
Xác định mục tiêu
3.2 Liệt kê những công việc cần làm
Sau khi đã xác định được mục tiêu thì bạn cần liệt kê rõ những công việc cần làm. Đơn giản là việc ghi lại danh sách các công việc mà bạn cần phải hoàn thành trong ngày hoặc trong thời gian nhất định, từ đó giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng và hoàn thành chúng đúng thời hạn.
Để bắt đầu, bạn có thể ghi lại tất cả các công việc cần làm trên một tờ giấy hoặc ứng dụng quản lý công việc trên điện thoại hoặc máy tính. Sau đó, hãy ưu tiên các công việc quan trọng và cần được hoàn thành trước, đánh dấu chúng bằng một dấu nhấn. Đây là một phương pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả để quản lý thời gian và tăng năng suất làm việc của bạn đấy.
3.3 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi liệt kê được danh sách các công việc cần làm, việc tiếp theo là phải sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc, mà bạn nên sắp xếp công việc ưu tiên dần. Ví dụ, những công việc có mức độ quan trọng và khẩn cấp cao hơn nên được xử lý trước những công việc không quan trọng hoặc không khẩn cấp.
Để sắp xếp, quản lý công việc tốt thì bạn có thể sử dụng một công cụ quản lý công việc như Google Tasks, Trello, Asana,... Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng nhất và tăng độ hiệu quả của công việc. Đồng thời, nó giúp bạn quản lý thời gian và dễ dàng đạt được mục tiêu của mình một cách dễ dàng hơn.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
3.4 Kiểm soát những yếu tố gây xao nhãng
Một kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nữa mà bạn nên biết chính là cần kiểm soát những yếu tố gây xao nhãng. Trong quá trình làm việc, rất nhiều yếu tố có thể gây xao nhãng và làm mất tập trung của bạn, gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của bạn. Những yếu tố này có thể là điện thoại, email, tin nhắn, mạng xã hội, người đồng nghiệp,...
Vì vậy, để tăng cường hiệu suất công việc và quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần kiểm soát những yếu tố này. Sau đây là một số cách để bạn kiểm soát những yếu tố gây xao nhãng: tắt thông báo mạng xã hội, lên lịch làm việc, đặt ưu tiên cho các cuộc họp,... Điều này sẽ giúp bạn tập trung một cách hiệu quả hơn đó.
3.5 Không ôm đồm quá nhiều việc
Thường xuyên ôm đồm quá nhiều việc sẽ dẫn đến việc không thể tập trung hoàn thành đúng một công việc nào cả, gây ra stress, lo âu và giảm hiệu quả làm việc. Vì vậy, cần phải tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên để giải quyết các công việc chính trước.
Một cách hiệu quả để giảm ôm đồm quá nhiều việc là tạo ra một danh sách công việc và xác định thứ tự ưu tiên của chúng. Đặt các nhiệm vụ quan trọng nhất lên đầu và giải quyết công việc theo thứ tự nhé.
3.6 Không trì hoãn
Để quản lý thời gian công việc hiệu quả thì bạn cũng cần học cách không trì hoãn, “việc hôm nay chớ để ngày mai”. Khi bắt đầu công việc thì hãy bắt tay vào làm ngay, cố gắng hoàn thành công việc trong thời gian tối ưu nhất. Tuyệt đối tránh để công việc kéo dài hoặc chờ đợi đến những giây phút cuối cùng. Điều này sẽ khiến bạn bị áp lực, gây stress và ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Hơn nữa, việc trì hoãn cũng sẽ dẫn đến mất thời gian và làm giảm năng suất của bạn.
Không trì hoãn
3.7 Dành thời gian nghỉ ngơi
Đừng nghĩ rằng việc quản lý thời gian tốt là bạn dành 24/7 thời gian cho công việc, hoặc “cắt xén” thời gian ngủ nghỉ cho công việc. Điều này vô cùng xấu, không chỉ ảnh hưởng đến sức khỏe mà còn ảnh hưởng đến trí não của bạn.
Chính vì thế, khi quản lý thời gian bạn cũng nên dành thời gian để nghỉ ngơi, cho các hoạt động thể chất. Đảm bảo có được tinh thần thoải mái nhất nhé.
3.8 Lên kế hoạch hiệu quả
Việc lên kế hoạch sắp xếp công việc cũng vô cùng quan trọng trong kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Bao gồm việc lên kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, định hướng phát triển tương lai và theo dõi điều chỉnh các kế hoạch đó. Điều này giúp bạn tập trung, có động lực phát triển hơn.
3.9 Không ngừng học hỏi
Bên cạnh những kỹ năng quản lý thời gian ở trên thì cũng đừng quên phát triển bản thân bằng cách không ngừng học hỏi. Khi bạn không ngừng cập nhật kiến thức, kỹ năng mới, bạn sẽ trở nên thông minh hơn, linh hoạt hơn trong giải quyết các vấn đề và thực hiện công việc một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
Bạn có thể bắt đầu bằng việc đọc sách, tham gia các khóa học kỹ năng, chuyên môn hoặc các cuộc hội thảo, workshop chia sẻ,...
Không ngừng học hỏi
3.10 Tổng kết lại công việc
Vào mỗi cuối ngày, đừng quên tổng kết lại các công việc mình đã thực hiện, và thời gian hoàn thành công việc đó. Từ đó, đánh giá về khả năng hoàn thành công việc có thực sự hiệu quả không. Điều này sẽ giúp bạn nhìn nhận lại quỹ thời gian của mình. Sau đó có thể điều chỉnh linh hoạt lại sao cho phù hợp nhất với mình.
3.11 Quản lý căng thẳng
Thực tế rằng áp lực, stress là một phần không thể thiếu, nhưng nếu quá mức thì sẽ ảnh hưởng đến tinh thần cũng như chất lượng cuộc sống của bạn. Vì thế, hãy học cách quản lý tinh thần của mình thần tốt, học cách suy nghĩ tích cực và học cách sống tối giản.
Điều này tuy đơn giản nhưng lại giúp bạn tăng năng suất công việc hiệu quả, từ đó quản lý thời gian cũng tốt hơn.
Quản lý căng thẳng
4. Phương pháp quản lý thời gian nổi tiếng
Bên cạnh những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả ở trên thì hãy cùng Langmaster khám phá thêm các phương pháp quản lý thời gian nổi tiếng ngay dưới đây nhé:
4.1 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks)
Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks) là một trong những phương pháp quản lý thời gian phổ biến được áp dụng trong nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh đến học tập và làm việc. Theo phương pháp này, các công việc được đánh giá theo độ ưu tiên và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần.
Để áp dụng phương pháp M.I.T, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Liệt kê tất cả các công việc cần làm trong ngày, bao gồm cả công việc lớn và nhỏ.
- Xác định 3 công việc quan trọng nhất, đây là những việc cần phải hoàn thành trong ngày.
- Sắp xếp các công việc còn lại theo độ ưu tiên giảm dần.
- Hoàn thành các công việc M.I.T trước khi tiếp tục làm các công việc khác.
Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks)
4.2 Quy tắc 4D (Do - Dump - Delegate - Defer)
Quy tắc 4D là một phương pháp quản lý thời gian giúp cho người sử dụng tối ưu hóa việc quản lý công việc. Quy tắc 4D bao gồm 4 bước chính:
- Do (Làm ngay): Đây là các công việc cần được thực hiện ngay lập tức hoặc trong thời gian sớm nhất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những công việc có liên quan đến deadline, hoặc những công việc có tính ưu tiên cao.
- Dump (Bỏ đi): Là các công việc không cần thiết hoặc không có giá trị, nên được loại bỏ.
- Delegate (Giao việc): Là các công việc có thể được giao cho người khác hoặc đội ngũ nhân viên của mình. Khi giao việc, bạn cần phải xác định rõ trách nhiệm của người được giao việc, để đảm bảo công việc được thực hiện đúng và đúng thời hạn.
- Defer (Trì hoãn): Các công việc quan trọng nhưng không cần thiết phải được thực hiện ngay lập tức. Bạn có thể lên kế hoạch thực hiện sau hoặc chia nhỏ công việc đó để dễ dàng quản lý.
Quy tắc 4D giúp bạn xác định độ ưu tiên của công việc và quyết định cách xử lý công việc đó một cách hiệu quả. Điều này giúp bạn sử dụng thời gian một cách thông minh và tối ưu hóa năng suất làm việc của mình.
4.3 Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
Phương pháp ma trận Eisenhower được đặt tên theo tên của Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, là một cách tiếp cận hiệu quả để quản lý thời gian và ưu tiên công việc.
Ma trận Eisenhower có bốn ô chính, mỗi ô đại diện cho một loại công việc khác nhau dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của nó:
- Ô 1: Công việc quan trọng và khẩn cấp - Những công việc này cần được hoàn thành ngay lập tức và gây ảnh hưởng lớn đến mục tiêu và thành công của bạn.
- Ô 2: Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp - Là công việc cũng quan trọng nhưng không gấp đến mức cần phải hoàn thành ngay lập tức.
- Ô 3: Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp - Những công việc này có thể gây sự xao nhãng và làm giảm hiệu quả của bạn, nhưng vẫn cần được xử lý trong thời gian ngắn.
- Ô 4: Công việc không quan trọng và không khẩn cấp - Là những công việc mà bạn có thể hoãn lại hoặc không cần phải làm.
Để sử dụng phương pháp ma trận Eisenhower, bạn cần đưa tất cả các công việc của mình vào một danh sách và sau đó đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc. Sau đó, bạn có thể sắp xếp chúng vào từng ô tương ứng và ưu tiên công việc theo thứ tự ưu tiên.
Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
4.4 Quy tắc 80/20 (Pareto)
Quy tắc 80/20, còn được gọi là định luật Pareto, là một nguyên lý quản lý thời gian được áp dụng để tối ưu hóa hiệu quả trong công việc và cuộc sống. Theo quy tắc này, 80% kết quả được đạt được trong một công việc chỉ đến từ 20% nỗ lực hoặc hành động.
Để áp dụng quy tắc 80/20 vào quản lý thời gian, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Xác định 20% công việc quan trọng nhất: Hãy xác định những công việc quan trọng nhất và ưu tiên chúng trong danh sách công việc hàng ngày của bạn.
- Tập trung nỗ lực vào 20% đó: Hãy tập trung hết sức vào những công việc quan trọng này và sử dụng các công cụ quản lý thời gian để giảm thiểu các công việc ít quan trọng.
- Sử dụng kết quả: Sau khi hoàn thành những công việc quan trọng nhất, bạn có thể sử dụng kết quả đó để phát triển thêm các dự án, kế hoạch và mục tiêu mới.
4.5 Phương pháp The 2 - Minute Rule
Phương pháp The 2-Minute Rule là một phương pháp quản lý thời gian đơn giản và hiệu quả để xử lý những công việc nhỏ và đơn giản một cách nhanh chóng. Quy tắc này được đặt tên là "2-Minute Rule" vì cho rằng, nếu một công việc có thể được hoàn thành trong vòng 2 phút thì bạn nên hoàn thành nó ngay lập tức.
Theo phương pháp này, bạn nên luôn tập trung vào những công việc có thể hoàn thành trong thời gian ngắn. Bằng cách hoàn thành những công việc nhỏ đó, bạn có thể giảm bớt áp lực và cảm giác bất mãn với công việc của mình, giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
Phương pháp The 2 - Minute Rule
4.6 Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian được đặt tên theo từ "Pomodoro" trong tiếng Ý, có nghĩa là "cà chua". Được phát triển bởi một người đàn ông tên là Francesco Cirillo vào những năm 1980.
Phương pháp Pomodoro giúp người dùng tập trung và tăng năng suất bằng cách:
- Chia thời gian làm việc thành các đoạn nhỏ, tránh bị lãng phí thời gian hoặc mất tập trung trong một khoảng thời gian dài.
- Đặt một mục tiêu rõ ràng cho mỗi pomodoro, giúp tập trung vào công việc cần làm.
- Tạo ra một bản ghi chính xác về thời gian làm việc, giúp bạn đánh giá tiến độ và hiệu quả của công việc.
- Cho phép bạn có khoảng thời gian nghỉ ngơi thư giãn, giúp bạn tái tạo năng lượng và tăng cường tập trung.
4.7 Phương pháp Batching
Phương pháp Batching là một phương pháp quản lý thời gian giúp tập trung vào một loạt công việc tương tự và hoàn thành chúng trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này giúp tăng năng suất và tối ưu hóa thời gian sử dụng.
Cụ thể, phương pháp Batching được thực hiện bằng cách sắp xếp các công việc tương tự vào một khoảng thời gian nhất định, ví dụ như sắp xếp các cuộc gọi điện thoại, trả lời email hoặc làm việc trên một dự án cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.
Thay vì gián đoạn và phân tán các công việc khác nhau, việc tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể trong một khoảng thời gian sẽ giúp giảm thiểu sự gián đoạn và tăng khả năng tập trung vào công việc.
Phương pháp Batching
Quả thực, việc quản lý thời gian tốt giúp bạn cân bằng cuộc sống một cách hiệu quả, đồng thời đạt được nhiều thành tựu trong công việc, cuộc sống. Hy vọng với những kỹ năng quản lý thời gian ở trên sẽ giúp bạn không ngừng phát triển bản thân hơn nhé.
Xem thêm:
CÁCH VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC CHUẨN, GÂY ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG
